「自分の話が伝わっているか不安…」「説明がうまくできず、何度も聞き返されてしまう…」そんな悩みを抱えていませんか？特に職場では、的確に伝える力が求められますが、話し下手だからといって諦める必要はありません。
実は、伝え方にはちょっとしたコツがあり、話し方を工夫するだけでぐっと相手に伝わりやすくなるんです。
この記事では、話し下手でもできる「伝わる話し方」の5つのポイントを具体例とともに解説します。今日から実践できるコツを学んで、職場でのコミュニケーションをスムーズにしていきましょう！
1. 伝えたい内容をシンプルにまとめる
話し下手な人の多くは、「何をどこまで話せばいいのか分からない」と悩み、つい情報を詰め込みすぎてしまいがちです。しかし、情報が多すぎると聞き手が混乱し、結果として伝わらないこともあります。そこで大切なのが、「結論ファースト」でシンプルに伝えることです。
たとえば、上司に進捗報告をする場合「〇〇のプロジェクトの進捗ですが、予定通り進んでおり、納期に間に合います」と最初に結論を伝えましょう。その後に「現在80%まで完了しており、残る作業は〇〇と〇〇です」と補足情報を加えます。このように、まず大枠を示し、後から詳細を説明することで、相手に分かりやすく伝わります。
ポイントは、「結論→理由→具体例」の流れで話すこと。この順番を意識するだけで、話がぐっと整理され、スムーズに伝わるようになります。
2. ゆっくり話し、適度に間を取る
早口で話してしまうと、相手に内容が伝わりにくくなります。話すのが苦手な人ほど、「早く終わらせよう」と焦り、どんどん言葉を詰め込んでしまいがちです。しかし、話のスピードが速すぎると、聞き手が情報を処理しきれず、結局「よく分からない」となってしまいます。
会議でプレゼンをする際、緊張して早口になりそうなら「話すスピードを普段の7割程度にする」と意識しましょう。また、「ここが重要なポイントです」と伝えた後に、一拍間を取ることで、相手に考える時間を与え、話の要点を強調できます。
また、適度に息を吸うタイミングを意識するのも効果的です。たとえば電話対応の際、「お世話になっております。（間）〇〇株式会社の〇〇です。（間）本日は…」と意識的に区切ることで、落ち着いた印象を与えられます。ゆっくり話すことで、聞き手も理解しやすくなり、自信を持って話せるようになります。
3. 身振り手振りを交えて話す
話がうまい人の多くは、ジェスチャーを交えながら話しています。適度な身振り手振りを加えることで、言葉だけでは伝わりにくいニュアンスを補い、相手の理解を助けることができます。
数字や割合を説明するときは「3つのポイントがあります」と指を3本立てるだけでも、聞き手の理解度が高まります。また、「このプロジェクトは上昇傾向にあります」と言いながら手を上に動かせば、より直感的に伝わります。
ただし、大げさなジェスチャーは逆効果になることもあるため、自然に取り入れることが大切です。特に対面の会話やプレゼンの場面では、表情や姿勢にも気をつけ、視線を相手に向けながら話すことで、より伝わりやすくなります。
4. 相手の理解度に合わせて話す
同じ内容でも、聞き手によって伝え方を変えることが重要です。専門知識のある上司と、同じ部署の新人では、理解度が異なるため、説明の仕方を工夫する必要があります。
新人に仕事を教える場合「まず、〇〇という作業をします。次に…」とステップごとに分かりやすく説明すると良いでしょう。一方、経験豊富な上司に報告する場合は、詳細な手順よりも「現在〇〇の状況です」と要点をまとめる方が効果的です。
また相手の反応を見ながら話すことも大切です。相手が首をかしげたり、眉をひそめたりしている場合は、「分かりづらい部分がありましたか？」と確認すると、コミュニケーションがスムーズになります。
5. 相手の意見を引き出す質問をする
話すのが苦手な人ほど、「一方的に話さなければ」と思いがちですが、実は「相手に話してもらう」ことも大切なスキルです。相手の意見を引き出すことで、会話がスムーズになり、自然と話しやすい雰囲気が生まれます。
会議で意見を求められた際「私は〇〇が良いと思いますが、皆さんはどう思いますか？」と問いかけることで、相手の意見を引き出しやすくなります。また、商談の場面では、「この条件について、どのようにお考えですか？」と聞くことで、相手のニーズを把握しやすくなります。
質問のコツは「オープンクエスチョン」を使うことです。「はい・いいえ」で答えられる質問ではなく、「どのように考えていますか？」のように、自由に答えられる質問を投げかけると、会話が広がります。
まとめ
話し下手でも、「伝え方」を意識するだけで、相手にしっかり伝わる話し方ができるようになります。
結論をシンプルにまとめ、ゆっくり話し、身振りを交えながら、相手に合わせた話し方をすることで、職場でのコミュニケーションが格段に向上。さらに、相手の意見を引き出す質問を活用することで、会話がスムーズになり、信頼関係を築きやすくなります。
ぜひ今日から実践し、伝わる話し方を身につけていきましょう！